Как да отстраните проблеми с изпращане и получаване на имейли в cPanel

Имейлът е една от най-важните услуги във Вашия хостинг акаунт. Когато имате затруднения с изпращането или получаването на съобщения, това може сериозно да засегне Вашия бизнес или личната Ви комуникация. В тази статия ще се фокусираме върху най-често срещаните имейл проблеми, ще обясним какво означават грешките и ще Ви покажем как да ги отстраните с няколко стъпки.

При изпращане на имейл съобщение може да получите отговор (почти веднага) от “Mail Delivery System” с тема “Mail delivery failed: returning message to sender” или подобно. Може да срещнете това съобщение и с името “bounce message”, Именно това е първата индикация, че има някакво затруднение и най-често там ще получите и необходимата информация от какво естество е то.

Прилагаме примерно изображение на подобна грешка. В него се споделя поради каква причина даденото съобщение не е доставено и съответният статус код. Именно по-долу ще предоставим повече информация за най-често срещаните кодове:

1. Проблеми при получаване на имейли

Не получавате никакви имейли

Това е често срещан проблем при дългогодишно ползване на една поща. Когато квотата е надвишена, нови писма се отхвърлят.

Причини:

• Пощенската кутия е препълнена.
• MX записите сочат към грешен сървър.
• Писмата се отхвърлят като спам.

Решение:

1. Влезте в cPanel → Email Accounts и проверете използваното дисково пространство. Ако кутията е пълна, изтрийте стари имейли или увеличете квотата.
2. В cPanel → Zone Editor проверете MX записите – ако използвате нашия мейл сървър, трябва да сочат към него; ако използвате външна услуга (Google/Microsoft), трябва да са настроени по техните инструкции.
3. Проверете Spam/Junk папката – често писмата са доставени, но класифицирани като спам.
4. Ако не получавате мейл съобщения на мейл клиент, като Mozilla Thunderbird или Microsoft Outlook то първо проверете дали те се доставят в cPanel -> Email Accounts -> Check Email. Това ще Ви зареди уебмейл клиента.

Грешка: 500 No such user here

Това означава, че подателят се опитва да изпрати имейл до несъществуваща пощенска кутия във Вашия домейн.

Решение:

• Проверете дали адресът е правилно изписан.
• В cPanel → Email Accounts създайте липсващата пощенска кутия, ако е необходима.

Грешка: Mailbox is full / Quota exceeded

Това е често срещан проблем при дългогодишно ползване на една поща. Когато квотата е надвишена, нови писма се отхвърлят.

Решение:

• Използвайте Webmail, за да изтриете стари писма (особено в папки „Sent“ и „Trash“).
• В cPanel → Email Accounts увеличете квотата, ако имате свободно дисково пространство в акаунта.

Забавяне на писмата

Понякога писмата пристигат със закъснение от часове.

Причини:

• Проблеми с MX записите.
• Временна натовареност на пощенските сървъри.
• Антиспам системи, които временно задържат съобщения (greylisting).

Решение:

• Проверете MX записите в Zone Editor.
• Използвайте инструмент като MXToolbox, за да видите дали Вашите DNS настройки са коректни.
• Ако проблемът е временен (greylisting), писмата обикновено се доставят след няколко минути.

2. Проблеми при изпращане на имейли

Грешка: Relay access denied / 550 Relay not permitted

Тази грешка означава, че се опитвате да изпратите имейл без да сте се удостоверили (SMTP authentication).

Решение:

• В настройките на пощенския клиент активирайте „Outgoing server requires authentication“.
• Уверете се, че потребителското име е пълният имейл адрес, а не само част от него.
• Използвайте правилната парола на пощенската кутия.

Грешка: 421 Too many concurrent connections

Клиентът Ви отваря прекалено много едновременни връзки към сървъра.

Решение:

• Ако имате няколко устройства (телефон, таблет, компютър), уверете се, че не проверяват пощата едновременно на прекалено кратки интервали.
• Увеличете интервала за синхронизация (например от 30 секунди на 5 минути).

Грешка: 452 Too many recipients

Опитвате се да изпратите писмо до твърде много получатели наведнъж. Това е ограничение на сървъра, за да се предотврати спам.

Решение:

• Намалете броя получатели в едно писмо.
• Използвайте професионална услуга за имейл маркетинг, ако искате да изпращате масови съобщения.

Грешка: 550 Requested action not taken: mailbox unavailable

Тази грешка показва, че получателят няма валидна поща или неговият домейн няма MX записи.

Решение:

• Проверете дали адресът е правилен.
• Ако проблемът е при получателя, той трябва да коригира настройките си.
• Препоръчваме да изчакате няколко часа. Напълно е възможно при получателя да се извършват някакви промени.

Грешка: 554 Message rejected due to spam content

Вашето писмо е било отхвърлено, защото е определено като спам.

Причини:

• Липсват SPF/DKIM записи.
• Имейлът съдържа подозрителни линкове или прикачени файлове.
• IP адресът на сървъра Ви е в blacklist.

Решение:

1. Проверете Email Deliverability за SPF и DKIM записи.
2. Използвайте по-изчистен текст без много линкове.
3. Проверете IP адреса си в MXToolbox за blacklist.

Грешка: 552 Message size exceeds fixed maximum message size

Имейлът Ви е твърде голям.

Решение:

• Намалете прикачените файлове.
• Използвайте облачна услуга (Google Drive, Dropbox, WeTransfer).

Грешка: 535 Incorrect authentication data / 530 Authentication required

Причина: Въвели сте грешна парола или липсва SMTP автентикация.

Решение:

• Въведете правилната парола на пощата.
• Активирайте SMTP authentication в клиента.

3. Общи стъпки за диагностика

1. Проверете с Webmail
    Влезте през cPanel → Email Accounts → Check Email. Ако имейлът работи там, проблемът е в настройките на клиента Ви.
2. Проверете DNS настройките
    Уверете се, че MX, SPF, DKIM и DMARC записите са правилно настроени.
3. Следете лимитите на сървъра
    На споделен хостинг има лимити за изпратени имейли на час. Ако ги надвишите, писмата Ви ще бъдат задържани.
4. Свържете се с отдел Техническа поддръжка
   Ако не можете сами да решите проблема, изпратете на отдел техническа поддръжка пълния bounce message. Това ще ускори диагностицирането.

Заключение

Имейл проблемите изглеждат сложни, защото системата връща различни кодове и съобщения. Но в повечето случаи причината е ясна – препълнена поща, липсваща автентикация, грешни DNS записи или ограничения на сървъра. Надяваме се чрез тази статия да сме Ви помогнали да разберете какво означават грешките, бързо да идентифицирате проблема и да го решите.

Ако имате въпроси или затруднения, можете да се свържете с нас в чата на сайта или на support@jump.bg